Política de Tratamiento de Datos Personales
1. Introducción
En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, esta Política establece los lineamientos para el tratamiento de datos personales recolectados por Contaduría Universal SAS a través de la plataforma Nómina Universal, su página web, formularios, procesos de suscripción, comunicaciones y demás canales oficiales.
El objetivo de esta política es garantizar que los datos personales sean tratados de manera segura, confiable y respetando los derechos de los titulares.
2. Datos que recolectamos
Recolectamos datos personales con el fin de prestar nuestros servicios, incluyendo pero no limitados a:
2.1. Datos del usuario suscriptor (contador o empresa)
- Nombres y apellidos
- Tipo y número de identificación
- Teléfono / WhatsApp
- Correo electrónico
- Empresa y NIT
- Comprobantes de pago (no almacenamos datos de tarjetas)
2.2. Datos derivados de navegación
- Dirección IP
- Cookies
- Preferencias de uso
- Tiempos de acceso y comportamiento dentro de la plataforma
2.3. Datos de la suscripción
- Licencia adquirida
- Fecha y valor de la transacción
- Medio de pago
- Información de facturación
2.4. Datos de empleados y terceros cargados por el usuario
Para prestar el servicio, la plataforma almacena y procesa datos que el usuario carga sobre los empleados de las empresas que administra, tales como: nombres, identificación, cargo, salario, aportes y deducciones, novedades de nómina, y documentos (por ejemplo, cédula, contratos y firmas). Respecto de estos datos, el usuario actúa como Responsable del tratamiento y Contaduría Universal SAS actúa como Encargado, tratándolos únicamente para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones del Responsable.
3. Finalidades del tratamiento
Los datos recopilados se utilizan para las siguientes finalidades:
3.1. Finalidades del servicio
- Gestionar la suscripción, los pagos y la activación de licencias.
- Prestar las funciones de la plataforma: cálculo y liquidación de nómina, provisiones, generación de documentos y exportaciones.
- Procesar los datos de empleados cargados por el usuario, exclusivamente para ejecutar las funciones de nómina solicitadas por este.
- Gestionar solicitudes, peticiones, quejas y reclamos (PQRS).
3.2. Finalidades de marketing
- Enviar información sobre actualizaciones, lanzamientos, campañas y eventos.
- Analizar preferencias para mejorar la oferta y la experiencia de usuario.
El usuario puede solicitar retirar su correo o WhatsApp de nuestras listas de contacto en cualquier momento.
3.3. Finalidades administrativas
- Cumplir obligaciones legales y contractuales.
- Generar reportes internos.
- Gestionar soporte técnico y atención al cliente.
3.4. Finalidades de seguridad digital
- Identificar accesos no autorizados.
- Prevenir fraude y suplantación de identidad.
- Mejorar la seguridad de la plataforma.
4. Tratamiento de datos sensibles
Contaduría Universal SAS no solicita datos sensibles, excepto cuando sean estrictamente necesarios y siempre con autorización explícita del titular. El usuario no está obligado a proporcionar datos sensibles.
5. Autorización del titular
El tratamiento de datos requiere autorización previa, expresa e informada del titular. Dicha autorización se obtiene mediante casillas de aceptación. El usuario puede revocar esta autorización en cualquier momento.
6. Encargo, transmisión y transferencia de datos
Cuando el usuario carga datos de sus empleados, Contaduría Universal SAS actúa como Encargado del tratamiento: trata dichos datos únicamente conforme a las finalidades del servicio e instrucciones del usuario (Responsable), y no los utiliza para fines propios.
Podemos transmitir o transferir datos a terceros encargados únicamente para cumplir las finalidades mencionadas, tales como:
- Pasarelas de pago
- Plataformas de envío de correos
- Servicios de hosting, base de datos y almacenamiento en la nube
En todos los casos, se exigirá el cumplimiento de normas de seguridad y protección de datos.
7. Seguridad de la información
Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información contra:
- Accesos no autorizados
- Pérdida o destrucción
- Fuga o filtraciones
- Manipulación indebida
Ningún sistema es 100% infalible, pero adoptamos prácticas robustas de protección, incluyendo control de acceso por cuenta y aislamiento de la información entre empresas.
8. Derechos del titular
Conforme a la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como a revocar la autorización otorgada. Para ejercer estos derechos puede escribir a info@contaduriauniversal.com. Cuando la solicitud se refiera a datos de un empleado tratados por cuenta de un usuario (Responsable), la canalizaremos hacia dicho Responsable.
9. Vigencia de la política
La presente Política de Tratamiento estará vigente desde su publicación y podrá ser modificada en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en nuestra página web. La información personal será tratada mientras la relación con el titular permanezca activa o sea necesaria para cumplir las finalidades establecidas y las obligaciones legales aplicables.